Datensicherung - immer wieder ein Thema
Immer wieder kommt es vor, daß jemand ein Strukturelement, womöglich mit wichtigen Dokumenten darin, irrtümlich löscht. Wird dann noch unglücklicherweise ein Dauerhaft Entfernen aufgerufen, hat man ein Problem.
Normalerweise wäre das kein allzu großes Problem. Einfach die letzte Datensicherung wieder einspielen, ggf. einige Dokumente, die in der Zwischenzeit abgelegt wurden, neu ablegen und man kann weiterarbeiten. Leider stellt sich aber immer wieder bei einzelnen Supportfällen heraus, daß keine aktuelle Sicherung existiert.
Beim Dauerhaft Entfernen werden die Dokumentendateien physikalisch gelöscht. Wenn es sich nur um ältere Dokumente handelt, die fehlen, könnte man eine ältere Datensicherung wiederherstellen und diese dann um die inzwischen hinzugekommenen Dokumente ergänzen. Liegt jedoch weder eine aktuelle noch irgendwelche ältere Sicherungen vor, ist dies unmöglich. Das ist dann der Augenblick, in dem wir sagen müssen: Es tut uns leid, hier können wir leider nicht mehr weiterhelfen.
Daher denken Sie daran, regelmäßig eine Datensicherung durchzuführen. Zur Erklärung: ELO speichert jedes der archivierten Dokumente als Originaldatei in einem Verzeichnis auf dem Datenträger (Festplatte). Die Archivstruktur - welche Dokumente sind in welchem Register usw. - und die Verschlagwortungsinformationen werden in einer Datenbank je Archiv gespeichert. Diese Datenbank enthält auch die Verweise auf die Dokumente in Form einer Dokumentennummer. Wenn im ELO auf einen Dokumenteneintrag geklickt wird, dann ermittelt ELO über diese Dokumentennummer den Dateinamen des Dokuments im Archivverzeichnis und zeigt es an. Das bedeutet, daß die Archivdatenbank und der Inhalt des Archivverzeichnisses zusammenpassen müssen. Deshalb ist es bei einer Datensicherung erforderlich, Datenbank und Archivverzeichnis gemeinsam zu sichern. Beim Zurückspielen einer Datensicherung müssen entsprechend beide, Datenbank und Archivverzeichnis, wiederhergestellt werden.
Generell gilt: Wenn Sie den gesamten Inhalt Ihres ELOoffice-Ordners sichern und, falls das Archivdata- und/oder Postbox-Verzeichnis woanders liegt, gleichzeitig auch noch diese(s) - sofern Sie weitere Datenablage-Pfade eingerichtet haben, auch deren Inhalt -, sind Sie auf der sicheren Seite. Um absolut sicherzugehen, können sie zudem noch ergänzend die ELO-Registry-Zweige sichern.
Weiterhin ist wichtig im Zusammenhang mit der Datensicherung: Können die Daten wieder eingelesen werden? Wird regelmäßig eine Sicherung (Wochensicherung, Monatssicherung) dauerhaft aufbewahrt? Achten Sie bei der Datensicherung unbedingt darauf, daß Sie mehrere Verteidigungsringe haben. Wenn die aktuelle Sicherung aus irgendwelchen Gründen versagt, muß eine Wochen- oder Monatssicherung zur Verfügung stehen. Wenn aus Versehen Daten gelöscht wurden und das erst viele Monate später bemerkt wird - dann müssen alte Datensicherungen zur Verfügung stehen, die diese Daten noch enthalten. Generell: Je mehr Datenquellen zur Verfügung stehen, umso leichter kann man auch in unerwarteten oder katastrophalen Situationen doch noch eine Reparatur vornehmen.
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Normalerweise wäre das kein allzu großes Problem. Einfach die letzte Datensicherung wieder einspielen, ggf. einige Dokumente, die in der Zwischenzeit abgelegt wurden, neu ablegen und man kann weiterarbeiten. Leider stellt sich aber immer wieder bei einzelnen Supportfällen heraus, daß keine aktuelle Sicherung existiert.
Beim Dauerhaft Entfernen werden die Dokumentendateien physikalisch gelöscht. Wenn es sich nur um ältere Dokumente handelt, die fehlen, könnte man eine ältere Datensicherung wiederherstellen und diese dann um die inzwischen hinzugekommenen Dokumente ergänzen. Liegt jedoch weder eine aktuelle noch irgendwelche ältere Sicherungen vor, ist dies unmöglich. Das ist dann der Augenblick, in dem wir sagen müssen: Es tut uns leid, hier können wir leider nicht mehr weiterhelfen.
Daher denken Sie daran, regelmäßig eine Datensicherung durchzuführen. Zur Erklärung: ELO speichert jedes der archivierten Dokumente als Originaldatei in einem Verzeichnis auf dem Datenträger (Festplatte). Die Archivstruktur - welche Dokumente sind in welchem Register usw. - und die Verschlagwortungsinformationen werden in einer Datenbank je Archiv gespeichert. Diese Datenbank enthält auch die Verweise auf die Dokumente in Form einer Dokumentennummer. Wenn im ELO auf einen Dokumenteneintrag geklickt wird, dann ermittelt ELO über diese Dokumentennummer den Dateinamen des Dokuments im Archivverzeichnis und zeigt es an. Das bedeutet, daß die Archivdatenbank und der Inhalt des Archivverzeichnisses zusammenpassen müssen. Deshalb ist es bei einer Datensicherung erforderlich, Datenbank und Archivverzeichnis gemeinsam zu sichern. Beim Zurückspielen einer Datensicherung müssen entsprechend beide, Datenbank und Archivverzeichnis, wiederhergestellt werden.
Generell gilt: Wenn Sie den gesamten Inhalt Ihres ELOoffice-Ordners sichern und, falls das Archivdata- und/oder Postbox-Verzeichnis woanders liegt, gleichzeitig auch noch diese(s) - sofern Sie weitere Datenablage-Pfade eingerichtet haben, auch deren Inhalt -, sind Sie auf der sicheren Seite. Um absolut sicherzugehen, können sie zudem noch ergänzend die ELO-Registry-Zweige sichern.
Weiterhin ist wichtig im Zusammenhang mit der Datensicherung: Können die Daten wieder eingelesen werden? Wird regelmäßig eine Sicherung (Wochensicherung, Monatssicherung) dauerhaft aufbewahrt? Achten Sie bei der Datensicherung unbedingt darauf, daß Sie mehrere Verteidigungsringe haben. Wenn die aktuelle Sicherung aus irgendwelchen Gründen versagt, muß eine Wochen- oder Monatssicherung zur Verfügung stehen. Wenn aus Versehen Daten gelöscht wurden und das erst viele Monate später bemerkt wird - dann müssen alte Datensicherungen zur Verfügung stehen, die diese Daten noch enthalten. Generell: Je mehr Datenquellen zur Verfügung stehen, umso leichter kann man auch in unerwarteten oder katastrophalen Situationen doch noch eine Reparatur vornehmen.
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