Verschlagwortung vereinfacht
Da es recht aufwändig ist, jedes Dokument einzeln zu verschlagworten – vor allem, wenn eine umfangreiche Verschlagwortungsmaske zum Einsatz kommt – hier einige Tipps, wie die Verschlagwortung einfacher und schneller funktioniert.
1. Wenn Sie viele Dokumente verschlagworten müssen, die sich in der Verschlagwortung nur wenig unterscheiden, können Sie so vorgehen, daß Sie ein Dokument komplett verschlagworten, dann im Verschlagwortungsdialog auf „Speichern“ klicken und sich einen Namen (z.B. „Vorlage_Rechnungen“) sowie einen Ablageort (z.B. „Vorlagen“) für die Verschlagwortungsdatei (Endung: esw) aussuchen, diese dann abspeichern und die Verschlagwortung dann normal beenden. Beim nächsten Dokument ähnlicher Art öffnen Sie dann nur noch den Verschlagwortungsdialog, klicken dort auf „Laden“, wählen die entsprechende Verschlagwortungsdatei (hier: „Vorlage_Rechnungen.esw“) – zuvor ggf. den Ablageort dieser Datei – und klicken auf OK. Damit wird die komplette Verschlagwortung übernommen, inklusive der Kurzbezeichnung. Denken Sie also daran, diese anzupassen. Das Ablagedatum wird nicht übernommen. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn Sie mit komplexen Ablagemasken (viele Indexfelder) arbeiten.
2. Wenn nur in wenigen Indexfeldern immer wieder dasselbe stehen soll und Sie in der Postbox verschlagworten, können Sie die sogenannte „Pin-Funktion“ nutzen. Dazu tragen Sie einen Begriff (z.B. „Ausland“) in ein Indexfeld ein und machen dann einen Doppelklick auf die Bezeichnung des Indexfeldes, in das Sie den Begriff eingetragen haben (z.B. „Kategorie“). Es erscheint ein „Pin“ vor der Bezeichnung des Indexfeldes.
Wird dieselbe Ablagemaske erneut benutzt, dann ist dieses Indexfeld bereits mit dem „angepinnten“ Begriff gefüllt. Achtung: Dies funktioniert nicht für die Kurzbezeichnung und ebenso nicht für das Ablagedatum!
3. Die Taste „F7“ öffnet, wenn man zuerst in ein Indexfeld geht (per Mausklick oder Tab-Taste) ein Dialogfenster, in dem die bisher in diesem Feld eingetragenen Begriffe ausgewählt werden können
Durch Eingabe von Anfangsbuchstaben kann die Liste auf die Zutreffenden Einträge eingegrenzt werden – die Eingabe von „Mü“ etwa sorgt dafür, daß nur noch Begriffe, die „Mü“ beinhalten, angezeigt werden (z.B. „Müller“ und „Münsing“ aber nicht „Mayer“ – geben Sie nur „M“ ein, sehen Sie dagegen alle Begriffe, die ein M beinhalten). Achtung: Dies funktioniert nicht für die Kurzbezeichnung und ebenso nicht für das Ablagedatum!
4. Die Funktion „Füllen“ des Verschlagwortungsdialogs überträgt die Verschlagwortung des zuletzt verschlagworteten Eintrags auf den nächsten Eintrag, incl. der Maske und der Kurzbezeichnung. Damit wird die komplette Verschlagwortung übernommen mit einer Ausnahme: Das Ablagedatum wird nicht übernommen. Denken Sie auch daran, die Kurzbezeichnung anzupassen.
5. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Stichwortlisten, um Tippfehler zu vermeiden (ggf. aktivieren Sie die Option „Eingabe nur per Stichwortliste“ in der Ablagemaskenverwaltung).
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1. Wenn Sie viele Dokumente verschlagworten müssen, die sich in der Verschlagwortung nur wenig unterscheiden, können Sie so vorgehen, daß Sie ein Dokument komplett verschlagworten, dann im Verschlagwortungsdialog auf „Speichern“ klicken und sich einen Namen (z.B. „Vorlage_Rechnungen“) sowie einen Ablageort (z.B. „Vorlagen“) für die Verschlagwortungsdatei (Endung: esw) aussuchen, diese dann abspeichern und die Verschlagwortung dann normal beenden. Beim nächsten Dokument ähnlicher Art öffnen Sie dann nur noch den Verschlagwortungsdialog, klicken dort auf „Laden“, wählen die entsprechende Verschlagwortungsdatei (hier: „Vorlage_Rechnungen.esw“) – zuvor ggf. den Ablageort dieser Datei – und klicken auf OK. Damit wird die komplette Verschlagwortung übernommen, inklusive der Kurzbezeichnung. Denken Sie also daran, diese anzupassen. Das Ablagedatum wird nicht übernommen. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn Sie mit komplexen Ablagemasken (viele Indexfelder) arbeiten.
2. Wenn nur in wenigen Indexfeldern immer wieder dasselbe stehen soll und Sie in der Postbox verschlagworten, können Sie die sogenannte „Pin-Funktion“ nutzen. Dazu tragen Sie einen Begriff (z.B. „Ausland“) in ein Indexfeld ein und machen dann einen Doppelklick auf die Bezeichnung des Indexfeldes, in das Sie den Begriff eingetragen haben (z.B. „Kategorie“). Es erscheint ein „Pin“ vor der Bezeichnung des Indexfeldes.
Wird dieselbe Ablagemaske erneut benutzt, dann ist dieses Indexfeld bereits mit dem „angepinnten“ Begriff gefüllt. Achtung: Dies funktioniert nicht für die Kurzbezeichnung und ebenso nicht für das Ablagedatum!
3. Die Taste „F7“ öffnet, wenn man zuerst in ein Indexfeld geht (per Mausklick oder Tab-Taste) ein Dialogfenster, in dem die bisher in diesem Feld eingetragenen Begriffe ausgewählt werden können
Durch Eingabe von Anfangsbuchstaben kann die Liste auf die Zutreffenden Einträge eingegrenzt werden – die Eingabe von „Mü“ etwa sorgt dafür, daß nur noch Begriffe, die „Mü“ beinhalten, angezeigt werden (z.B. „Müller“ und „Münsing“ aber nicht „Mayer“ – geben Sie nur „M“ ein, sehen Sie dagegen alle Begriffe, die ein M beinhalten). Achtung: Dies funktioniert nicht für die Kurzbezeichnung und ebenso nicht für das Ablagedatum!
4. Die Funktion „Füllen“ des Verschlagwortungsdialogs überträgt die Verschlagwortung des zuletzt verschlagworteten Eintrags auf den nächsten Eintrag, incl. der Maske und der Kurzbezeichnung. Damit wird die komplette Verschlagwortung übernommen mit einer Ausnahme: Das Ablagedatum wird nicht übernommen. Denken Sie auch daran, die Kurzbezeichnung anzupassen.
5. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Stichwortlisten, um Tippfehler zu vermeiden (ggf. aktivieren Sie die Option „Eingabe nur per Stichwortliste“ in der Ablagemaskenverwaltung).
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