Zur Verwendung der Vorlagenfunktion gibt es einige Unklarheiten, die wir gern beseitigen möchten. Gerade Anwender, die diese Funktion aus älteren Versionen des ELOoffice kennen, stellen fest, daß sich da einiges geändert hat. Hier also einige Hinweise zur Erstellung und Nutzung der Dokumentenvorlagen.

Zuerst ist es ratsam, in ELOoffice in jedem Archiv einen speziellen Schrank, Ordner oder ein Register anzulegen, in das sämtliche Dokumentenvorlagen abgelegt werden sollen. Dann wählen Sie in der Systemverwaltung unter „Optionen – Anzeige“ dieses Strukturelement als Standardordner für Vorlagen aus („Dokumentvorlagen Startpfad“). Bestätigen Sie mit „OK“ und legen Sie nun alle Dokumente, die Sie als Dokumentenvorlage nutzen möchten, dort ab.



Nun stehen die Dokumente zur Verfügung, wenn Sie über "Neues Dokument erzeugen" (Symbolleiste) ein neues Dokument ins Archiv ablegen möchten – allerdings erst, nachdem sich die Verschlagwortungsmaske geöffnet hat und die Verschlagwortung mit „OK“ abgeschlossen wurde.



Der Vorteil dieses Systems ist es, daß nunmehr die Dokumentenvorlagen in jedem Archiv archivspezifisch mitgeführt werden. Somit können in verschiedenen Archiven verschiedene Vorlagen verwendet werden, die im jeweils anderen Archiv nicht zur Verfügung stehen (sollen).

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