Da es recht aufwändig ist, jedes Dokument einzeln zu verschlagworten – vor allem, wenn eine umfangreiche Verschlagwortungsmaske zum Einsatz kommt – hier einige Tipps, wie die Verschlagwortung einfacher und schneller funktioniert. 1. Wenn Sie viele Dokumente verschlagworten müssen, die sich in der Verschlagwortung nur wenig unterscheiden, können Sie so vorgehen, daß Sie ein Dokument komplett verschlagworten, dann im Verschlagwortungsdialog auf „Speichern“ klicken und sich einen Namen (z.B. „Vorlage_Rechnungen“) sowie...

Die Frage taucht immer wieder auf: „Wie kann ich in eine bereits geöffnete MS Outlook-Mail ein ELO-Dokument als Dateianhang einfügen? Oder ist das nicht möglich?“ Ab Version 8 des ELOoffice ist das recht einfach: Wechseln Sie von der geöffneten Mail ins ELOoffice, markieren Sie das gewünschte Dokument und ziehen Sie bei gedrückter Alt-Taste per Drag’n’Drop auf die geöffnete Mail. Probieren Sie’s aus... english française

Dies ist auch in ELOoffice 9.0 möglich, mit dem Unterschied, das ein anderes Logo hinterlegt ist. Die Version 8.0 des ELOoffice bietet Ihnen jetzt auch eine weitere Möglichkeit, Ihr ELOoffice persönlicher zu gestalten, z.B. für den Fall, daß Sie Daten per DVD-Veröffentlichung weitergeben möchten. Ab ELOoffice 8.0 können Sie in der Preview-Anzeige jedes Dokumentes ein eigenes Logo mit anzeigen lassen, sofern die "Direkte Verschlagwortungsanzeige" (Systemverwaltung - Optionen - Anzeige) aktiviert ist. Standardmäßig finden Sie...

Einige ELOoffice-Nutzer haben erlebt, daß sich nach einem ELO-Start die Hintergrundfarbe der Iconleiste, der Registerkarten (Archiv, Postbox, ...) und des Anzeigebereichs rechts im ELO-Fenster verändert hat - sie ist dann plötzlich schwarz. Ein Arbeiten ist somit nicht wirklich möglich. Sollte Ihnen dies passieren, hier die Lösung: Klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste auf den grauen Icon-Balken. Es erscheint eine Auswahlbox mit den verfügbaren Skripten. Dort wählen Sie "CommandBarStyle" aus und klicken mit der linken Maustaste...

Ein wichtiger Hinweis, der im ELOoffice-Handbuch leider fehlt, betrifft die Schreibweise des Indexaufbaus. Dieser darf keine Leerzeichen enthalten. Beim Lesen des Handbuchs könnte dagegen fälschlich der Eindruck entstehen, daß hier Leerzeichen einzufügen wären. -----

Der Effekt, daß in ELO abgelegte Outlook-Dateien an einem PC korrekt angezeigt wird, an einem anderen PC dagegen als reine Textinformation, führte bereits gelegentlich zu Verwirrungen. Die Anzeige an Rechnern, die nur eine Textanzeige vornehmen, können Sie wie folgt umstellen: Gehen Sie im ELOoffice unter Systemverwaltung - Optionen - Anzeigefilter in das Feld Reaktion auf Auswahl. Dort steht vermutlich AT:MSG - bitte entfernen Sie das Format MSG aus der Liste, die Sie sehen, wenn Sie auf den Button hinter dem Feld klicken, und bestätigen dies mit "OK"....

Immer wieder werden wir gefragt, ob es möglich ist, an ein Strukturelement (Schrank, Ordner, Register) eine Art von Haftnotiz anzubringen, die man wie ein Quickinfo rasch sehen kann, ohne erst die Verschlagwortung zu öffnen. Das ist in direkter Form nicht möglich - Haftnotizen können nur an Dokumente angebracht werden. Eine exakte Entsprechung für Strukturelemente zu den Haftnotizen gibt es also nicht. Wenn Sie aber eine Information auf den ersten Blick benötigen, können Sie in jeder beliebigen Ablagemaske, die Sie zur Ablage verwenden, eine...

Mit Profilen können Sie verschiedene Szenarien zum Start vom ELO festlegen. So kann man z.B. ein lokales (Daten liegen auf dem lokalen PC) und ein zentrales Archiv (Daten liegen auf einem Server) von einem PC aus nutzen. Für jedes Profil kann ein eigenes Starticon auf dem Desktop abgelegt werden. Der Aufruf über Startparameter funktioniert allerdings erst ab der Version 7.00.046. Die gesamte Dokumentation kann hier heruntergeladen werden. Profilverwaltung-im-ELO [pdf] -----

Es ist aus verschiedenen Gründen heraus ( Systemabsturz, ein in Urlaub befindlicher Mitarbeiter hat das einchecken vergessen, ein Mitarbeiter ist aus der Firma ausgeschieden, ...) möglich, daß Einträge im Archiv als ausgecheckt gekennzeichnet sind ( gelber Pfeil), die jedoch aktuell benötigt werden. Um den Zugriff darauf nun wieder zu ermöglichen, muß das betreffende Strukturelement/Dokument entweder vom User, der das Strukturelement/Dokument ausgecheckt hat, oder vom (ELO-)User Administrator bzw. einem User mit dem Recht Hauptadministrator...

Betrifft speziell Windows XP: Wenn ein TIFF aus ELO heraus bearbeitet werden soll, öffnet sich immer Microsoft Paint, obwohl ein anderes Programm unter Windows eingestellt wurde. Manchmal erscheint auch eine Fehlermeldung von Microsoft Paint, daß es sich um eine Datei in einem ungültigen Format handele. Diese etwas eigenwillige Dateihandhabung, läßt sich wie folgt wieder korrigieren (Beispiel für den Dateityp TIFF; es wurde IrfanView - ein Freeware-Tool - als Beispielprogramm verwendet): 1. Unter "Start - Einstellungen - Systemsteuerung"...